Artikel – Zes bouwstenen voor het succesvol onboarden van Duitse medewerkers

De cijfers liegen er niet om. Volgens onderzoek uit 2018 van het Amerikaanse onderzoek- en adviesbureau Gallup is slechts 12% van de werknemers tevreden over het onboardingbeleid van hun organisatie. En volgens de Society for Human Resource Management (SHRM) kan het personeelsverloop in de eerste 18 maanden na indiensttreding oplopen tot wel 50%. De kosten voor het vinden van een nieuwe werknemer bedragen zes tot negen maandsalarissen, aldus SHRM. Volgens andere experts liggen de kosten nog hoger.

Wil je als organisatie zuinig omgaan met personeel – het grootste kapitaal van je bedrijf – en dus ook met geld, dan is goed onboarden essentieel. Neem je personeel uit Duitsland (of met een andere culturele achtergrond) in dienst, dan speelt nog een ander en vaak vergeten aspect een belangrijke rol: cultuurverschillen. Houd je daar onvoldoende rekening mee, dan gaat het vroeg of laat schuren. Met een beetje pech schuurt het zodanig, dat het einde van de proeftijd ook het einde van het dienstverband betekent. Of van de inzet van een intercultureel trainer en coach 😉.

Intercultureel onboarden

Hoe dan wel? Het toverwoord is ‘intercultureel onboarden’: een systematische aanpak om medewerkers met een andere culturele achtergrond cultuursensitief te begeleiden en zo aan je bedrijf te binden.

Om medewerkers te binden, is een ding essentieel: vertrouwen. Dit bouw je onder meer op door aan verwachtingen te voldoen. Het cruciale punt is dat Nederlandse werkgevers en werknemers andere verwachtingen aan elkaar hebben dan Duitse. Voor het succesvol intercultureel onboarden van Duitse medewerkers is het belangrijk om je van deze cultuurverschillen bewust te zijn en er proactief mee om te gaan. Op die manier doe je vanaf het allereerste contact actief en cultuursensitief aan verwachtingsmanagement en bouw je vertrouwen op. Een goed intercultureel onboardingbeleid begint dan ook veel vroeger dan op de eerste dag! Het bevat de volgende zes bouwstenen.

Bouwsteen 1: Employer Branding

Hoe profileer je jezelf als aantrekkelijke Nederlandse werkgever: door te wijzen op de flexibele arbeidsvoorwaarden en de prettige bedrijfscultuur? De kans is groot dat een potentiële Duitse kandidaat daar niet wakker van ligt: de meeste werkzoekende Duitsers vinden andere dingen belangrijk. Bovenaan hun wensenlijstje staat niet de bedrijfscultuur en ook niet de flexibiliteit. Wat ze wel willen, is een vaste baan en een goed salaris. Goed intercultureel onboarden begint dan ook met een kwartslag anders denken bij het profileren van je bedrijf en het opstellen van een goed kandidatenprofiel dat inspeelt op de andere verwachtingen.

Bouwsteen 2: Vacaturetekst

Jong, gretig, enthousiast en natuurlijk een echte teamplayer. In Nederlandse vacatureteksten wemelt het van dergelijke woorden. In Duitse vacatures kom je ze veel minder vaak tegen. Daar draait het om 3 dingen: vakkennis, professionaliteit en ervaring. De rest is bijzaak. Bovendien zijn Duitse vacatureteksten veel korter en zakelijker. Het letterlijk vertalen van Nederlandse vacatureteksten naar het Duits is dan ook geen goed idee. Beter is het om aparte teksten te schrijven die rekening houden met wat Duitse kandidaten gewend zijn en wat ze (onbewust) zoeken en verwachten. Daarmee doe je cultuursensitief aan verwachtingsmanagement en bouw je vertrouwen op.

Bouwsteen 3: Sollicitatiegesprek

Culturele conditionering stuurt iemands gedrag en verwachtingen. En die verwachtingen zijn in Nederland dat een gesprek bij voorkeur in een wat losse(re) sfeer plaatsvindt, zodat kandidaten zich op hun gemak voelen. Een andere verwachting is de ‘klik’ met het team en het bedrijf – personeelsmanagers zullen hierop letten en ernaar vragen. En dat weten Nederlandse kandidaten, die in dit opzicht dan ook hun beste beentje zullen voorzetten. In Duitsland is de sfeer tijdens sollicitatiegesprekken duidelijk formeler en gaat het primair om iemands vakkennis en ervaring. Personeelsmanagers zullen hierop letten en hiernaar vragen. Duitse kandidaten zullen daarom juist in dat opzicht hun beste beentje voorzetten. Culturele conditionering stuurt echter niet alleen gedrag en wederzijdse verwachtingen, maar ook de beoordeling van kandidaten. Daarmee is cultuur een flinke valkuil voor personeelsmanagers en andere beoordelaars die niet of slechts oppervlakkig vertrouwd zijn met de Duitse zakencultuur.

Zoals zo vaak in zulke gevallen is er geen sprake van goed of fout, maar wel van cultureel ander gedrag en andere verwachtingen. Dit betekent natuurlijk niet dat je een sollicitatiegesprek ‘op z’n Duits’ moet voeren. Het betekent wel dat het belangrijk is om stil te staan bij je eigen cultureel bepaalde verwachtingen en welke invloed die hebben op de vragen die je stelt, de manier waarop je ze stelt, je waarneming en je beoordeling van een kandidaat.

Een ding wordt in de laatste fase van het sollicitatieproces vaak vergeten: zit je bedrijf in Nederland en verhuist de kandidaat naar Nederland of niet? Recruiters en kandidaten zijn zich vaak onvoldoende bewust van de organisatorische hobbels en kosten die een internationale verhuizing met zich meebrengt, vooral als partner en (schoolgaande) kinderen meeverhuizen. De vraag naar een eventuele verhuizing en wie de kosten draagt, hoort dan ook standaard thuis in een cultuursensitief sollicitatiegesprek. Alleen zo voorkom je verkeerde verwachtingen met bijbehorende teleurstellingen.

Bouwsteen 4: Voor de eerste werkdag

Een intercultureel onboardingbeleid begint dus al ruim voordat een kandidaat ‘ja’ heeft gezegd en het arbeidscontract heeft ondertekend. Maar wat gebeurt er tussen het ‘verlossende telefoontje’, het ‘ja’ van de kandidaat, het ondertekenen van het contract en de datum van indiensttreding? In veel gevallen… helemaal niets. Een gemiste kans. Voor Nederlanders is het al lastig genoeg om hun weg te vinden in een nieuwe organisatie, laat staan voor iemand uit een ander land die de taal wellicht niet (zo goed) machtig is.

Dit is bij uitstek de fase om als organisatie hulp en oriëntatie te bieden en zo iemand echt binnenboord te halen. Bijvoorbeeld door het benoemen van een vaste, cultuursensitieve contactpersoon die de weg kent binnen de organisatie en begrijpt waar Duitsers en mensen uit andere culturen tegenaan lopen. Regelmatige informatieve e-mails of video’s waarin deze contactpersoon en andere relevante, toekomstige collega’s zich voorstellen en iets vertellen over hun werk zorgen voor een eerste binding met het bedrijf.

Neem je regelmatig Duitsers (of ander internationaal personeel) aan, dan is het een goed idee om een aparte policy op te stellen. Behalve informatie over visie en missie van je bedrijf kun je hierin ook praktische informatie over werktijden en regelingen bij ziekte opnemen. Verder is het handig om eventuele compensatieregelingen voor bijvoorbeeld een verhuizing op te nemen en welke ondersteuning je biedt om ervoor te zorgen dat iemand snel de taal leert en thuis raakt in de Nederlandse cultuur. Dit zijn dingen die vaak niet in een arbeidsovereenkomst staan, maar wel belangrijk zijn om te regelen.

Bouwsteen 5: Inwerkperiode

In Nederland wordt de inwerkperiode vaak gekenmerkt door een flink beroep op de zelfredzaamheid en proactieve houding van de nieuwe medewerker, meestal verpakt onder het motto ‘training on the job’. In Duitsland wordt de inwerkperiode over het algemeen gedegener aangepakt en worden nieuwe werknemers gestructureerd vertrouwd gemaakt met de regels binnen het bedrijf, het werk en de collega’s. Nu kun je argumenteren dat je een Nederlands bedrijf bent en dat iemand zich maar moet aanpassen. Tot op zekere hoogte is dat ook zo. Niettemin brengen nieuwe Duitse medewerkers nu eenmaal deze verwachting mee – en die beïnvloedt de mate waarin ze vertrouwen opbouwen in jouw organisatie.

Wil je nieuwe Duitse medewerkers duurzaam aan je bedrijf binden, dan doe je er goed aan om je ten eerste hiervan bewust te zijn en ten tweede er proactief mee om te gaan. Van een eerste kennismaking met het team en een ronde door het bedrijf met uitleg wat waar te vinden is tot de benodigde informatie over processen, regels en voorschriften en een concreet stappenplan voor de inwerkperiode, bij voorkeur in het Duits of eventueel Engels (als dat de voertaal is binnen de organisatie) – er zijn veel mogelijkheden om nieuwe Duitse medewerkers te helpen om zich snel thuis te voelen in je organisatie. Veel kan daarbij worden gestandaardiseerd en opgenomen in checklijsten, to-do-lijsten, een Learn Management System (LMS) en e-cursussen. Dat komt overigens niet alleen nieuwe Duitse medewerkers ten goede!

Speciaal aandachtspunt: Nederlandse bedrijfscultuur

Een belangrijk aspect dat niet mag ontbreken is de Nederlandse bedrijfscultuur. Van de platte hiërarchieën tot de borrel op vrijdagmiddag, van de vele overlegs tot de andere manier van leidinggeven, van de manier van communiceren tot projectmanagement en ga zo maar door – de Nederlandse werkcultuur is echt anders dan de Duitse.

Dit geldt vaak ook voor de invulling van de functie. Niet zelden hebben Nederlanders en Duitsers andere ideeën over de concrete werkzaamheden die bij een functie horen. Een goed gesprek hierover in de eerste dagen doet wonderen en kost aanmerkelijk minder tijd (en geld) dan het uit de weg ruimen van misverstanden met bijbehorende irritatie op een later tijdstip.

Een interculturele training voor de nieuwe Duitse werknemer, maar ook voor het bestaande Nederlandse team, is dan ook geen overbodige luxe en vermindert voor beide kanten de ‘cultuurschok’. Daadkrachtige ondersteuning en begeleiding – denk bijvoorbeeld aan een mentorprogramma – zorgen ervoor dat hij of zij zich ondanks de andere achtergrond geaccepteerd en welkom voelt.

Bouwsteen 6: Integratieperiode

Na de eerste maanden begint de laatste fase van het interculturele onboardingproces: de integratieperiode. Deze fase is echter net zo belangrijk als alle voorafgaande fasen om de niet meer zo heel nieuwe Duitse medewerker duurzaam aan je bedrijf te binden. Wel zo prettig na alle moeite die je hebt gedaan om iemand te vinden en welkom te heten!

Hoe verloopt de samenwerking binnen het team? Hoe is de omgang met collega’s en leidinggevenden, maar ook met klanten en leveranciers? Heeft hij of zij inmiddels de weg gevonden in de Nederlandse bedrijfscultuur? Regelmatige feedbackgesprekken zijn voor iedereen waardevolle momenten om de vinger aan de pols te houden en eventueel bij te sturen. Denk daarbij ook aan dingen die voor Nederlanders normaal gesproken niet relevant zijn, maar voor Duitse (en andere internationale) medewerkers wel, zoals een talencursus Nederlands of een intercultureel coachingtraject. Is de nieuwe medewerker inclusief familie naar Nederland verhuisd, dan is het goed om na te vragen hoe de sociale integratie verloopt en of ondersteuning gewenst is.  

Speciaal aandachtspunt: Cultuurverandering

Tot slot nog iets wat vaak wordt vergeten: het aannemen van personeel van de andere kant van de grens zorgt ervoor dat de cultuur van je bedrijf verandert. Duitsers (en medewerkers uit andere culturen) brengen andere gewoonten en opvattingen mee, bijvoorbeeld over hoe je reageert en communiceert, maar ook over hoe je problemen oplost en projecten aanpakt. Die opvattingen sijpelen onherroepelijk door in je organisatie.

Een heel praktisch dingetje is de taal. Eén Duitse collega zal er echt niet voor zorgen dat iedereen opeens Duits gaat praten. Maar wat doe je als er meer Duitse collega’s volgen of als je een vestiging in Duitsland opent – blijft de taal binnen je bedrijf dan nog steeds Nederlands? Of wordt het Duits, misschien wel Engels en zo ja, is iedereen even taalvaardig of moet er worden bijgespijkerd? En hoe vindt iedereen dat eigenlijk? Niet zelden ontstaat er op den duur weerstand omdat medewerkers ‘hun’ bedrijf niet meer herkennen, en kan het nodig zijn om een ‘heidagje’ in te plannen.

Intercultureel onboarden is een belangrijk onderdeel van personeels- en diversiteitsbeleid. Het is een proces dat begint met het aannemen van één werknemer van over de grens en een open einde heeft. Alleen als je je hiervan bewust bent en dit proces actief vormgeeft en begeleidt, kun je ervoor zorgen dat het aannemen van Duits personeel ook echt een verrijking is van je bedrijf.

Dit artikel wordt u aangeboden in samenwerking met Ingeborg Lindhoud van Symphony Communications!