Zoeken

Artikel – Personeel en Recruitment in Duitsland – hoe gaat u eigenlijk om met uw sollicitanten?

‘Bitte sachlich bleiben’ – de sleutel tot goede gesprekken met Duitse sollicitanten

Het was zijn eerste sollicitatiegesprek bij een Nederlands bedrijf. Zijn kennis en ervaring stonden buiten kijf – daarom was hij immers uitgenodigd. Het gesprek zou in het Duits plaatsvinden. Prettig, want dan hoefde hij zich niet in allerlei taalkundige bochten te wringen. Hij had zich goed voorbereid en wist zeker dat hij vragen over zijn vakkennis en vaardigheden naar volle tevredenheid zou kunnen beantwoorden. Vol goede moed was hij naar Nederland getogen. Nu zat hij tegenover de personeelsmanager en voelde zich allesbehalve op z’n gemak. Veel dingen waren anders dan hij zich had voorgesteld. De inrichting van het bedrijf had een andere uitstraling dan hij gewend was, maar dat was het niet. Nee, het zat ‘m in de manier van doen. Het gesprek begon vreemd met eindeloos gebabbel over het mooie weer en de aankomende zomervakantie. Leuk, maar was hij daarvoor naar Nederland gekomen? Bovendien leek het wel of de personeelsmanager niet echt geïnteresseerd was in zijn expertise. Er kwamen wel wat vragen, maar echt diep ging het allemaal niet. Waar het wel veel over ging, was over de samenwerking met collega’s en dat de onderlinge ‘klik’ zo belangrijk was. Natuurlijk vond hij een prettige samenwerking ook wel belangrijk, maar uiteindelijk moet er gewoon gewerkt worden, toch? En of het nou klikt of niet, doet dan niet zoveel ter zake. Op de terugweg naar huis was van zijn oorspronkelijke goede moed niet veel meer over. Toen een paar weken later de afzegging binnenkwam, was dat eigenlijk wel een opluchting …

Een sollicitatiegesprek is bij uitstek een gesprek waarin wederzijdse verwachtingen een essentiële rol spelen. En die verwachtingen zijn – hoe kan het ook anders – in elke cultuur anders. Weliswaar is de setting vergelijkbaar: een personeelsmanager, bedrijfsleider of directeur bespreekt met een kandidaat of ze met elkaar in zee willen. Op inhoudelijk en communicatief vlak verschilt de Duitse focus echter van de Nederlandse. En dat beïnvloedt de wederzijdse verwachtingen.

Sollicitatiegesprek op z’n Duits

Om te begrijpen wat Duitse kandidaten verwachten, is het goed om te weten hoe een sollicitatiegesprek in Duitsland verloopt. Een klassiek eerste sollicitatiegesprek is in Duitsland een zakelijk gesprek waarin getoetst wordt of je geschikt bent voor de functie. De focus ligt daarbij op kennis en vaardigheden, de persoonlijke klik is niet zo belangrijk. Dit eerste gesprek omvat in Duitsland grofweg 5 fases:

De smalltalkfase waarin de sollicitant op z‘n gemak wordt gesteld, duurt in Duitsland maar kort – na een paar minuten is het klaar. Daarna vertelt de potentiële werkgever iets over het bedrijf en de functie. Deze fase duurt zo’n 10 à 15 minuten. Vervolgens krijgt de kandidaat een minuut of 10 de gelegenheid om zichzelf voor te stellen. Dan volgt de vragenronde: van werkgeverskant vooral over de motivatie en de vakkennis, vanuit de kandidaat met name over het bedrijf en de functie. Tot slot gaat de werkgever in op de verdere procedure en wordt er afscheid genomen. Dit eerste gesprek duurt ongeveer 45 à 60 minuten. Hoe hoger de positie en hoe meer ervaring iemand meebrengt, hoe langer dergelijke eerste gesprekken kunnen duren. Ook in technische branches duren eerste gesprekken meestal langer, omdat dan vaak al diepgaande technisch-inhoudelijke vragen worden gesteld.

Een sollicitatieprocedure bestaat in het Duitse MKB meestal uit 2 gesprekken. Multinationals trekken meer tijd uit. Hoe hoger de functie en hoe groter en internationaler het bedrijf, des te meer gesprekken worden er gevoerd – dat spreekt voor zich. In het tweede gesprek wordt meestal dieper op de functie ingegaan en wordt het salaris besproken. Afhankelijk van de functie is het ook gebruikelijk dat kandidaten een korte presentatie geven over hoe ze hun baan en hun toekomst binnen het bedrijf zien.

De Duitse comfortzone: zakelijk en taakgericht

De sfeer in Duitse sollicitatiegesprekken is zakelijk en van werkgeverskant erop gericht om een beeld te krijgen van iemands vakkennis, kwalificaties en ervaring. Voor Duitse werkgevers zijn deze factoren het belangrijkst om bij een kandidaat een goed gevoel te krijgen. Duitse kandidaten willen natuurlijk maar al te graag aan deze verwachtingen voldoen! Afgezien daarvan zijn ze zelf ook gericht op de inhoud van het werk – zo hebben ze dat met de paplepel ingegoten gekregen. Binnen de interculturele wereld gebruiken we hiervoor het begrip ‘taakgericht’. Deze taakgerichtheid is een soort van rode draad door de Duitse werkcultuur.

Voor de meeste Duitsers zijn tijdens het werk drie dingen van doorslaggevend belang: de inhoud van het werk, de professionele rol die je inneemt en de vakkennis en -vaardigheden. Dit zie je bijvoorbeeld terug in Duitse vacatureteksten: kandidaten moeten vooral (veel) expertise en ervaring meebrengen, oftewel inhoudelijk sterk zijn. Je ziet het ook terug in de inwerkperiode, die in Duitsland een stuk gedegener wordt aangepakt en waarin nieuwe werknemers gestructureerd kennismaken met het bedrijf en hun werkzaamheden.

Kenmerkend voor een taakgerichte cultuur is dat persoonlijke sympathie niet essentieel is om goed samen te kunnen werken. De klik met het team, die in Nederland zo belangrijk wordt gevonden, is in Duitsland een stuk minder belangrijk. Duitsers zullen zich op dit punt dan ook minder profileren. Een ander bekend kenmerk is dat er weinig aandacht is voor smalltalk en dat werk en privéleven grotendeels gescheiden zijn. De communicatie is formeler en direct, gericht op de inhoud met weinig ruimte voor interpretatie.

Al deze factoren zie je terug in de manier waarop in Duitsland sollicitatiegesprekken worden gevoerd. Dit is wat Duitse kandidaten gewend zijn en waarop ze zich instellen – een soort van sollicitatie-comfortzone en houvast in een situatie waarin de zenuwen bij de meesten toch al door de keel gieren.

Verwachtingsmanagement

Nederlandse personeelsmanagers en bedrijfsleiders, die sollicitatiegesprekken met Duitse kandidaten voeren, doen er goed aan om zich hiervan bewust te zijn en daar cultuursensitief mee om te gaan. De volgende drie tips kunnen daarbij helpen.

1. Blijf zakelijk en observeer goed hoe iemand reageert, bijvoorbeeld tijdens de smalltalkfase. Merk je dat een Duitse kandidaat los komt en het leuk vindt om over privé-dingen te praten – prima. Merk je echter dat iemand zich onbehaaglijk voelt omdat hij dat niet gewend is, houd dan de smalltalkfase kort en ga over op de inhoudelijke fase.  

2. Blijf in eerste en wellicht ook in tweede instantie formeler dan bij Nederlandse kandidaten. Wees je bewust dat een Duitse kandidaat tijdens sollicitatiegesprekken in Duitsland zelden of nooit met de voornaam en ‘je’ aangesproken zal worden, maar altijd met ‘u’ als teken van respect. Wil je de kandidaat laten proeven van de Nederlandse bedrijfscultuur inclusief ‘je’? Leg dan uit dat deze aanspreekvorm bij jou in het bedrijf gebruikelijk is, dat dit typisch Nederlands is en vraag toestemming om dit te mogen doen. Zet iemand die toch al nerveus is echter niet onder druk en respecteer een ‘nee’.

3. Ga uitgebreider in op vakkennis en ervaring dan bij Nederlandse kandidaten. Duitse kandidaten zijn hierop voorbereid en zullen inhoudelijke vragen bereidwillig beantwoorden. Prettige bijkomstigheid: een goed beeld van iemands expertise is nooit weg. Bovendien voldoe je zo aan de verwachtingen van de Duitse sollicitant, wat kan bijdragen aan een gevoel van ontspanning.

Natuurlijk kun je ook ingaan op iemands match met het team – uiteindelijk ben je een Nederlands bedrijf met een Nederlandse bedrijfscultuur. Leidt dit met een paar woorden in en wijs erop dat dit binnen de Nederlandse bedrijfscultuur belangrijk wordt gevonden. Zo maak je voor Duitse kandidaten inzichtelijk waarom je uitgebreider op dit punt ingaat dan hij of zij gewend is. Wees je er echter van bewust dat Duitse kandidaten hierop normaliter minder goed zijn voorbereid dan Nederlandse kandidaten. Antwoorden kunnen dan ook aarzelender uitvallen. Blijf cultuursensitief en houd hier rekening mee bij het beoordelen van Duitse kandidaten.

Valkuil klikmoment

Cultuur werkt als een filter waardoor we de wereld waarnemen. Een filter dat er ook nog eens voor zorgt dat we een voorkeur hebben voor mensen die op ons lijken en zich gedragen zoals wij. Ben je je hiervan niet bewust, dan staan Duitse kandidaten meteen met 0:1 achter. Daarom is het belangrijk om je bewust te zijn van je eigen cultureel bepaalde verwachtingen en tijdens de hele procedure scherp en kritisch te blijven: is de vraagstelling inclusief genoeg, houd ik rekening met andere verwachtingen en sluit de werkwijze van de sollicitatiecommissie bepaalde kandidaten bij voorbaat uit? Neem de criteria nog eens kritisch onder de loep en vraag je af hoe belangrijk die ‘klik’ nu echt is.

Pijler van onboardingbeleid

Het voeren van een cultuursensitief sollicitatiegesprek met een Duitse kandidaat is een belangrijke pijler van een intercultureel on-boardingsbeleid. Dit betekent natuurlijk niet dat je in de huid van een Duitse personeelsmanager moet kruipen. Het betekent wel dat je je bewust bent van de verschillen tussen Nederlandse en Duitse sollicitatiegesprekken, inclusief de bijbehorende andere verwachtingen en gevolgen, en dat je daar proactief mee omgaat.

Dit artikel wordt u aangeboden in samenwerking met Ingeborg Lindhoud van Symphony Communications!